Mengukur Ketepatan Pengiriman Pesanan Pelanggan di Pabrik Kardus

Dalam bisnis pabrik kardus, produksi yang selesai tepat waktu belum tentu berarti pekerjaan sudah benar-benar berhasil.

Bayangkan seorang pelanggan memesan 10.000 pcs kardus dengan permintaan pengiriman tanggal 15 September. Pabrik berhasil menyelesaikan produksi pada tanggal 14 September, tetapi ternyata yang siap dikirim hanya 8.500 pcs. Secara produksi, pekerjaan mungkin terlihat selesai. Namun dari sudut pandang pelanggan, pesanan tersebut belum terpenuhi.

Sebaliknya, bagaimana jika 10.000 pcs berhasil dikirim, tetapi baru sampai beberapa hari setelah tanggal yang disepakati? Masalahnya tetap sama.

Karena itu, pabrik perlu mengukur dua hal sekaligus:

Apakah pesanan dikirim tepat waktu?

Apakah jumlah yang dikirim sudah lengkap sesuai pesanan?

Di sinilah On-Time In-Full (OTIF) digunakan.

Apa Itu OTIF?

On-Time In-Full (OTIF) adalah indikator yang digunakan untuk mengukur seberapa banyak pesanan pelanggan yang dipenuhi tepat waktu (On-Time) dan lengkap sesuai kuantitas yang disepakati (In-Full).

Sederhananya, OTIF menunjukkan apakah pelanggan mendapatkan pesanannya dalam waktu yang dijanjikan dan dengan jumlah yang lengkap.

Dua syarat mutlak OTIF:

On-Time: Pesanan dikirim sesuai waktu yang telah disepakati.

In-Full: Pesanan dikirim dengan jumlah yang lengkap sesuai pesanan.

Catatan: Pesanan baru dianggap OTIF jika kedua syarat tersebut terpenuhi sekaligus.

Contoh Sederhana OTIF di Pabrik Kardus

Misalkan ada pesanan dari PT ABC sebanyak 20.000 pcs box dengan tanggal pengiriman 20 September. Berikut beberapa skenario yang bisa terjadi:

Mengapa OTIF Sangat Penting bagi Pabrik Kardus?

Dalam industri kardus, pelanggan (seperti perusahaan FMCG, makanan/minuman, e-commerce, hingga manufaktur elektronik) menggunakan box sebagai bagian vital dari rantai pasok mereka.

Keterlambatan pengiriman kardus akan berdampak langsung pada operasional pelanggan:

Pesanan Kardus Terlambat $\rightarrow$ Proses Packing Pelanggan Terhenti $\rightarrow$ Pengiriman Produk Pelanggan Terganggu

Artinya, ketepatan pengiriman kardus bukan sekadar masalah logistik, melainkan berdampak pada kelangsungan bisnis pelanggan.

Rumus Perhitungan OTIF

Secara sederhana, OTIF dihitung dengan rumus:

$$\text{OTIF \%} = \frac{\text{Jumlah Order yang On-Time dan In-Full}}{\text{Total Order}} \times 100\%$$

Contoh Kasus:

Dalam satu bulan terdapat 200 order. Dari jumlah tersebut, 184 order berhasil dikirim tepat waktu dan lengkap.

$$\text{OTIF \%} = \frac{184}{200} \times 100\% = 92\%$$

Artinya, pencapaian OTIF pabrik pada bulan tersebut adalah 92%.

Perbedaan: OTIF vs On-Time Delivery

Ini adalah perbedaan mendasar yang sering disalahartikan:

On-Time Delivery (OTD): Hanya melihat apakah pengiriman dilakukan sesuai jadwal (tanpa peduli jumlahnya lengkap atau tidak).

OTIF: Melihat gabungan On-Time + In-Full.

Meskipun pengiriman tepat waktu, order tetap dianggap gagal (bukan OTIF) apabila jumlahnya kurang.

Menampilkan OTIF pada Dashboard Pabrik

OTIF sangat cocok dijadikan salah satu Key Performance Indicator (KPI) utama pada bagian Customer Service / Delivery Performance.

1. Jangan Hanya Menampilkan Angka

Menampilkan angka OTIF = 88% saja tidak cukup. Manajemen pasti akan bertanya: "Kenapa 12% order tidak OTIF?"

Dashboard yang informatif harus menyediakan OTIF Failure Analysis (Breakdown Penyebab):

Production Delay: 5%

Machine Breakdown: 2%

Delivery Issue: 2%

Material Shortage: 1%

Quality Reject: 1%

Planning Issue: 1%

2. Memantau Tren OTIF

Tampilkan data historis bulanan untuk melihat konsistensi performa:

Januari: 89%

Februari: 91%

Maret: 90%

April: 93%

Mei: 94%

Juni: 92%

3. Segmentasi Berdasarkan Customer & Produk

Dashboard juga sebaiknya bisa memfilter angka OTIF berdasarkan:

Pelanggan: Membantu melihat pola pelayanan ke customer tertentu.

Jenis Produk: Mengevaluasi apakah produk kompleks (seperti Die Cut Box atau Special Box) lebih sering mengalami keterlambatan dibanding Regular Box.

OTIF Adalah Cerminan Seluruh Rantai Proses

OTIF bukan hanya tanggung jawab bagian Logistik/Pengiriman. Pencapaian OTIF melibatkan seluruh divisi di perusahaan:

$$\text{Sales} \rightarrow \text{Planning} \rightarrow \text{Purchasing/Warehouse} \rightarrow \text{Production} \rightarrow \text{QC} \rightarrow \text{Logistics} \rightarrow \text{Customer}$$

Jika mesin Flexo mengalami breakdown di divisi produksi, jadwal pengiriman akan mundur, dan nilai OTIF di divisi logistik akan turun.

Hubungan OTIF dengan OEE dan Waste

Ketika membangun dashboard pabrik yang terintegrasi, kamu bisa menghubungkan 3 KPI utama:

OEE (Overall Equipment Effectiveness): Seberapa efektif mesin bekerja.

Waste Percentage: Seberapa efisien material digunakan.

OTIF: Seberapa baik perusahaan memenuhi pesanan pelanggan.

Skenario Keterkaitan:

Machine Breakdown Meningkat $\rightarrow$ OEE Turun $\rightarrow$ Produksi Terlambat $\rightarrow$ OTIF Turun

Quality Reject Meningkat $\rightarrow$ Material Kurang / Waste Naik $\rightarrow$ Butuh Produksi Ulang $\rightarrow$ OTIF Turun

Penentuan Parameter Dasar: "In-Full" & "On-Time"

Agar tidak ada perbedaan persepsi antara Sales, Produksi, Logistik, dan Pelanggan, perusahaan harus menetapkan aturan yang jelas:

Aturan In-Full: Apakah ada toleransi kuantitas pengiriman? (Misal: Pengiriman $\pm 2\%$ tetap dianggap In-Full berdasarkan kesepakatan kontrak).

Aturan On-Time: Apakah acuan tanggalnya adalah tanggal barang keluar dari pabrik (dispatch date) atau tanggal barang tiba di lokasi pelanggan (arrival date)? Kapan batas jam (cutoff time) pengiriman?

Tindakan Jika Angka OTIF Rendah

Kesimpulan

On-Time In-Full (OTIF) adalah cermin dari efisiensi operasional pabrik kardus secara keseluruhan. Memenuhi kuantitas saja tidak cukup jika terlambat; tiba tepat waktu pun tidak berguna jika barangnya kurang.

Dengan mengintegrasikan OTIF bersama OEE dan Waste Percentage dalam satu dashboard pabrik, manajemen tidak hanya bisa melihat "seberapa banyak yang diproduksi", tetapi juga seberapa sehat dan andal seluruh proses bisnis pabrik kamu.